Почему передача базы 1С новому аутсорсеру превратилась в суточную операцию
В последнее время всё чаще организации, передавая ведение бухгалтерии на аутсорсинг, сталкиваются с необходимостью его смены: меняются собственники или директора, возникают задачи экономии, а иногда качество услуг аутсорсера не удовлетворяет. При этом техническая сторона вопроса порой оказывается неожиданно сложной.
Описание ситуации
Аутсорсинговая фирма в течение нескольких лет вела учёт пяти организаций клиента в одной облачной базе 1С:Фреш. Когда три из этих компаний перешли к новому владельцу, заказчик потребовал передать архивы по ним в формате .dt. В договоре не было чётких условий по разделению баз, и аутсорсер решил удалить ненужные данные стандартными средствами в облаке. Однако объём документов оказался слишком велик: система зависала при массовом выделении, а при удалении помеченных объектов возникали ошибки в регистрах и учитывались ЭДО-обмены.
Наше решение
Чтобы избежать рисков потери данных и простоев, мы:
- На мощном локальном сервере развернули пустую базу 1С:Бухгалтерия того же релиза, что и выгрузка из облака.
- Загрузили в неё полный архив данных (7 часов), обеспечив целостность и сохранность всех документов, справочников и регистров.
- Запустили специализированные внешние обработки для поэтапного удаления ненужных организаций и их документов — процесс занял 15 часов непрерывной работы.
- Собрали финальный архив в формате
.dt, проверили его работоспособность и передали заказчику.
Общая продолжительность операции составила почти сутки. Такой поэтапный подход позволил безопасно и без простоев разделить базы, сохранив все данные и отчётность.
Рекомендации
| № | Рекомендация | Комментарий |
|---|---|---|
| 1 | Контроль доступа | Всегда сохраняйте за собой администрирование базы и управление правами пользователей. Даже при передаче полномочий на ведение учёта вы сможете в любой момент подключиться, проверить состояние данных и оперативно дать доступ стороннему специалисту для оценки и восстановления. |
| 2 | Архитектура баз | Обговорите заранее, будет ли учёт каждой компании в отдельной базе или в одной. Это позволит избежать сложных миграций и ручных удалений данных при смене аутсорсера, а также точнее оценить стоимость обслуживания. |
| 3 | Тип размещения | Решите: локальное или облачное хранение. Локально важно обеспечить отказоустойчивость, регулярное архивирование и защиту от шифровальщиков. В облаке проверьте поддержку нужных конфигураций, условия компенсации при сбоях и возможности для внешних обработок. |
| 4 | Ответственность руководителя | По закону руководитель компании отвечает за правильность учёта и своевременную уплату налогов. В случае ошибок штрафы взыскиваются с организации. Обязательно включайте в договор с аутсорсером пункты о компенсации убытков и штрафов в случае нарушений. |